При УСН НДФЛ учитывается в расходах на дату его перечисления в бюджет (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
При ОСН дата учета зарплаты (включая НДФЛ) в расходах зависит от того, относится она к прямым расходам или к косвенным.
Зарплата, относящаяся к прямым расходам, включается в стоимость продукции (работ, услуг) и уменьшает налогооблагаемые доходы в периоде, когда реализована эта продукция (работы, услуги). Исключение одно: зарплата, относящаяся к стоимости услуг, может быть учтена в расходах на последний день месяца, за который она начислена. Этот вариант учета организация должна установить в своей учетной политике (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Зарплата, относящаяся к косвенным расходам, включается в расходы на последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 318 НК РФ). Для торговых организаций зарплата - всегда косвенный расход (ст. 320 НК РФ).